Screencast: Verwaltung von Unterlagen mit Copernic Desktop Search

21. September 2009 | Von | Kategorie: Medien organisieren

Copernic ist ein kostenloses Freeware Programm, dass eine Volltextsuchfunktion in den auf der Festplatte befindlichen Dokumenten ermöglicht. Das Programm kann Lehrern nur ans Herz gelegt werden, da auf diese Weise die Suche in den eigenen Unterrichtsmaterialien stark beschleunigt und effektiver wird.

In dem kurzen Screencast werden die Vorteile dieses Programms und die nach der Installation einhergehenden wichtigsten Einstellungen vorgestellt.

•Was ist Copernic?
•Wo bekomme ich es?
•Besonderheit bei der Installation
•Grundfunktionen
•Setzen von Indexoptionen und Ordnern
•Beispiel für eine Suche mit Copernic

Kurzzusammenfassung der Screencastsequenzen

Was bietet die  Copernic Desktopsuche im Vergleich zur Standard Dateisuche?

Copernic ist eine einfache Desktopsuche mit deren Hilfe sich Dateien einfach wieder finden lassen.

Copernic indiziert dafür Dateien nach bestimmten Schlagworten und kann innerhalb von Millisekunden bereits ein Ergebnis des gesuchten Schlagwortes ausgeben.

Die normale Windowssuche, oder selbst Windows Search, braucht wesentlich länger.

Copernic eignet sich vor allem bei vielen Textdokumenten, aber auch bei Bildern, sofern diese eine ausreichende Beschriftung haben.

Wie und wo bekomme ich die Desktopsuche von Copernic?

Copernic ist in der „Free Version“ kostenlos, sofern man Privatperson ist und die Software nicht kommerziell nutzen möchte. Im Funktionsumfang aufwändigere Versionen sind käuflich zu erwerben. Mit den käuflichen Versionen ist es u.a. möglich Netzlaufwerke zu durchsuchen und Domainressourcen zu verwalten.

Für unsere Zwecke reicht es die Copernic Home Version zu nehmen. Diese bietet die Möglichkeit nach und vor allem in verschiedenen Textdokumenten zu suchen, um so bestimmte Stichworte und Inhalte in den Dokumenten auf  einem Rechner schnell wieder zu finden.

Auf der Homepage: www.copernic.com gibt es ebenfalls eine deutschsprachige Version.

Dazu ist auf der Startseite des Herstellers das „Featured Product“, die Copernic Desktop Search direkt zu finden und dem Link zu folgen. In der Spalte der Home Version ist am Ende der Link: Download zu finden. Hier kann man nun die Deutsche Version herunter laden.

Besonderheiten bei der Installation der Copernic Desktopsuche unter Windows

Die Installation ist, wie bei den meisten Windows Anwendungen, mit Hilfe eines Assistenten selbsterklärend. Für unsere Zwecke ist es sinnvoll (und auch für den normalen lokalen Einsatz der Software), dass Benutzerdefinierende Konfigurationen getroffen werden und zum einen nicht der Browserverlauf indiziert wird, aber ebenfalls nicht die Copernic Search Suchleiste für einen Browser installiert wird.

Grundfunktionen von Copernic Desktop Search

Nach der Installation hat man in der Taskleiste ein Schnelleingabefeld in der man später Suchbegriffe eingeben kann. In das Hauptfenster kommt man indem man mit einem Doppelklick auf das Copernic Symbol in der Taskleiste klickt.

Oben links ist im Hauptfenster des Programmes ist, ähnlich dem Suchfeld in der Taskleiste, eine Suchformular. Darunter sind mögliche Einschränkungen für die Suche zu setzen. Ergebnisse einer Suche werde im mittleren Fenster angezeigt und eine Vorschau im Unteren Fensterbereich.

Je mehr Dateien auf dem Rechner sind, desto unübersichtlicher wird das Wiederauffinden. In einer Datenbank wird von Copernic für einzelne Dateien ein Index erstellt welcher die Suche schnell und bequem macht.

Es ist möglich seine gesamte Festplatte zu indizieren oder auch nur einzelne Ordner

Setzen von Indexoptionen: nicht alle Ordner müssen von der Desktopsuche erfasst werden

Standardmäßig werden alle Ordner der Festplatte indiziert. Dies ist meist nicht nötig, da es einen Mehraufwand für den Computer bedeutet.

Auf Wunsch des Benutzers können auch nur einige wenige Ordner in den Index aufgenommen werden. Zweckmäßig wäre hier der Bereich \eigene Dateien\, \eigene Dokumente\…

Die Beschränkung auf derartige Ort  ist sinnvoll und sorgt zum einen für eine noch schnellere Suche, hat zum anderen den Vorteil, dass bei Suchanfragen nur die Dokumente von Relevanz angezeigt werden und nicht irgendwelche Windowsdateien.

Die Einstellungen des Indexes können auch nach der Installation unter (Extras – Optionen), im Feld „Dateien“  nachträglich eingesehen und geändert werden.

Für den Anfang empfiehlt es sich, den Index (Indizierung & Leistung) direkt erstellen zu lassen. Alternativ fertigt Copernic selbstständig den Index an sobal der Computer im Leerlauf ist, also nach ein Paar Minuten der Nichtnutzung.

Beispiel für eine Materialsuche mit Copernic Desktop Search auf der Festplatte

Im Hauptfenster von Copernic können Suchbegriffe eingegeben werden.

Ist der im vorigen Schritt erklärte Index bereits angelegt, wird nun eine Volltextsuche in sämlichen Dokumenten ausgeführt.

Im Beispiel des Screencast wird im vorher definierten Ordner nach dem Begriff „Meeresspiegel“ gesucht. Das Ergebnis der Volltextsuche wird  innerhalb weniger Millisekunden angezeigt und, im Falle einer PDF-Datei, der Ort des Suchbegriffes in der Datei angezeigt.

Das gesamte Dokument kann man, wie in Windows üblich, mit einem Doppelklick öffnen.

Gastautor: Johann Cesarz et al.

Weiterführende Links:

Schlagworte: , , ,

6 Kommentare auf "Screencast: Verwaltung von Unterlagen mit Copernic Desktop Search"

  1. NN sagt:

    So etwas hatte ich schon lange gesucht,
    nach einem Umweg über die kommerzielle Software Paperport (sehr unzufrieden)
    war ich dann schließlich bei google Desktop Search gelandet.

  2. Kukki sagt:

    Können die Verfasser einigermaßen Deutsch? Wenn ja, warum enthalten sie uns ihr Sprachkönnen vor?

    „die nach der Installation einhergehenden Funktionen“ ?? „Nach“ und „einher“ widersprechen sich.

    „dass Benutzerdefinierende Konfiguration getroffen werden“ Werden die Benutzer durch die Konfiguration definiert?
    „getroffen“ – was, wo? werden – Konfiguratin steht im Singular – o, je.

  3. Dennos sagt:

    Hey, klingt interessant das Programm!
    Ich arbeite mit Lookeen (http://www.lookeen.net) und bin seeeehr zufrieden damit! Zwar ist es nicht umsonst, jedoch perfekt für Firmen auf Grund von GPOs und anderen tollen Features!

  4. admin sagt:

    @Dennos:
    Danke für den Kommentar. Copernic Desktop Search bietet auch eine Integration via Gruppenrichtlinie.
    Ich bin von Lookeen vor zwei Jahren nicht so begeistert gewesen – aber da hat sich inzwischen bestimmt auch viel getan. Für Textarbeiter wie etwa Lehrer ist es nun mal sehr praktisch wenn direkt in der Vorschau die Fundstelle des Suchwortes farbig in einem Vorschaufenster angezeigt wird.
    Grüße!

  5. […] Tipp: Eine sehr empfehlenswerte Desktopsuche (in XP ist ab Haus noch keine Desktopsuche integriert) stellt copernic dar, welches für Privatanwender kostenlos ist (wir berichteteten). […]

Schreibe einen Kommentar

* Die Checkbox für die Zustimmung zur Speicherung ist nach DSGVO zwingend.

Ich stimme zu.